Documentos

Actas con firma electrónica

Actas de entrega, de inventario, de reunión o de comité: las firma cada persona desde su celular, aunque no estén en el mismo lugar, y quedan con la evidencia de cada firma.

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Qué actas se firman así

  • Actas de entrega e inventario de un inmueble, al entregar las llaves y al recibirlo de vuelta.
  • Actas de entrega de equipos, herramientas, dotación o un puesto de trabajo.
  • Actas de recibo de un trabajo o un servicio.
  • Actas de reuniones y comités internos.

¿Tiene validez?

Cuando la ley no exige una forma especial, un acta electrónica vale como escrito (Ley 527 de 1999, artículo 6) y su firma electrónica cumple el requisito de firma si el método es confiable (artículo 7 y Decreto 2364 de 2012).

Actas que van a un registro

Si el acta se va a inscribir, como las de asambleas o juntas de una sociedad ante la cámara de comercio, pregunta antes qué formato y qué firmas acepta esa entidad para el registro.

Cómo se firma con Fyrelis

  1. Subes el PDF y dices quién firma

    Escribes nombre, cédula y correo de quien entrega, de quien recibe y de los demás que deban firmar. Si quieres, marcas dónde va cada firma.

  2. A cada persona le llega su enlace

    Por correo. Lo abre en el navegador de su celular o su computador, sin crear cuenta ni instalar nada.

  3. Lee, firma y confirma con un código

    Dibuja su firma con el dedo o escribe su nombre y elige la letra, y confirma que es ella con un código de un solo uso que le llega por correo o SMS.

  4. Sigues el avance en el panel

    Ves quién abrió, quién firmó y quién falta, reenvías el enlace a quien no lo encuentra y pones recordatorios.

  5. Queda sellado

    Cuando firman todos, cada firma queda sobre su raya, se agrega el anexo con la evidencia y cada firmante recibe el comprobante por correo.

Antes de enviarla

  • Revisa el PDF final. Lo que se firma es ese archivo exacto. Si después hay que corregir algo, se cancela la solicitud y se manda la versión corregida.
  • Pon una fecha límite. Puede ir de una hora a 90 días; si no eliges, el enlace vence a los 7 días.
  • Pon las fotos dentro del PDF. En un acta de inventario, las fotos del estado del inmueble o del equipo quedan cubiertas por la huella del documento si van dentro del mismo archivo.

Lo que queda como prueba

Una firma en Fyrelis no es una imagen pegada en un PDF. Es un registro de quién firmó, cómo demostró que era él y qué documento exacto firmó.

  • Código de un solo usoCada firmante confirma que es él con un código de 6 dígitos que llega a su correo o por SMS, vence a los 5 minutos y no vuelve a servir.
  • Quién, cuándo y desde dóndeLa hora de cada paso, la dirección IP, el dispositivo y el navegador, y el texto que la persona aceptó al firmar.
  • Huella SHA-256El documento sellado queda atado a una huella. Si alguien le cambia una coma después, la huella ya no coincide.
  • Verificación públicaCualquiera con el PDF lo puede comprobar en fyrelis.com/verificar, sin cuenta y sin subir el archivo.

Firma electrónica, no digital

Fyrelis hace firma electrónica según la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. No es firma digital con certificado de una entidad acreditada ante ONAC. Te explicamos la diferencia y para qué no sirve en validez legal.

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Preguntas frecuentes

¿Pueden firmar personas que no estuvieron en el mismo lugar?

Sí. Cada una firma con su propio enlace, desde donde esté, mientras el enlace esté vigente. El acta se sella cuando firma la última.

¿Se puede corregir un acta ya firmada?

No: cualquier cambio rompe la huella del documento sellado, y eso es lo que demuestra que nadie la tocó. Si hay que corregir algo, se hace un acta nueva que lo diga y se firma.

¿Cuántas firmas gasta?

Una por cada persona que firma cada acta. Un acta de entrega con quien entrega y quien recibe son dos firmas.

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