Qué es la firma electrónica y si es válida en Colombia
Qué es una firma electrónica, qué dicen la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, cuándo vale lo mismo que la firma a mano y para qué no sirve.
Documentos
Cotizaciones y aceptación comercial con firma electrónica
Tu cliente acepta la cotización, la propuesta o las condiciones firmando desde su celular. Queda claro qué versión aceptó, quién lo hizo y cuándo.
Por qué firmar una aceptación
Para que «yo no aprobé ese valor» no tenga dónde apoyarse.
Una cotización aprobada por un mensaje o una llamada funciona hasta que hay una diferencia: el valor, el alcance, el plazo de entrega. Entonces hay que reconstruir qué versión vio el cliente y quién dijo que sí.
Con la firma, la aceptación queda atada al PDF exacto que el cliente leyó. Si alguien cambia una cifra después, la huella del documento deja de coincidir.
Qué dice la ley
La Ley 527 de 1999 (artículo 14) permite que, en la formación de un contrato, la oferta y su aceptación se expresen por medio de un mensaje de datos, salvo que las partes acuerden otra cosa. Y la firma electrónica del Decreto 2364 de 2012 tiene los mismos efectos que la firma a mano cuando el método es confiable.
Qué se firma así
- Cotizaciones y propuestas comerciales.
- Órdenes de servicio y de compra.
- Aceptación de términos y condiciones de un servicio.
- Aceptación de las condiciones de un producto financiero, sin el pagaré.
Cómo se firma con Fyrelis
Subes el PDF y dices quién firma
Escribes nombre, cédula y correo de tu cliente y, si quieres, de quien firma por tu empresa. Si quieres, marcas dónde va cada firma.
A cada persona le llega su enlace
Por correo. Lo abre en el navegador de su celular o su computador, sin crear cuenta ni instalar nada.
Lee, firma y confirma con un código
Dibuja su firma con el dedo o escribe su nombre y elige la letra, y confirma que es ella con un código de un solo uso que le llega por correo o SMS.
Sigues el avance en el panel
Ves quién abrió, quién firmó y quién falta, reenvías el enlace a quien no lo encuentra y pones recordatorios.
Queda sellado
Cuando firman todos, cada firma queda sobre su raya, se agrega el anexo con la evidencia y cada firmante recibe el comprobante por correo.
Antes de enviarla
- Revisa el PDF final. Lo que se firma es ese archivo exacto. Si después hay que corregir algo, se cancela la solicitud y se manda la versión corregida.
- Pon una fecha límite. Puede ir de una hora a 90 días; si no eliges, el enlace vence a los 7 días.
- Escribe en el PDF lo que importa. Valor, alcance, forma de pago y hasta cuándo es válida la oferta. Y alinea la fecha límite del enlace con esa validez.
Lo que queda como prueba
Una firma en Fyrelis no es una imagen pegada en un PDF. Es un registro de quién firmó, cómo demostró que era él y qué documento exacto firmó.
- Código de un solo usoCada firmante confirma que es él con un código de 6 dígitos que llega a su correo o por SMS, vence a los 5 minutos y no vuelve a servir.
- Quién, cuándo y desde dóndeLa hora de cada paso, la dirección IP, el dispositivo y el navegador, y el texto que la persona aceptó al firmar.
- Huella SHA-256El documento sellado queda atado a una huella. Si alguien le cambia una coma después, la huella ya no coincide.
- Verificación públicaCualquiera con el PDF lo puede comprobar en fyrelis.com/verificar, sin cuenta y sin subir el archivo.
Firma electrónica, no digital
Fyrelis hace firma electrónica según la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. No es firma digital con certificado de una entidad acreditada ante ONAC. Te explicamos la diferencia y para qué no sirve en validez legal.
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Cómo firmar un PDF desde el celular
Cómo firmar un PDF desde el celular sin imprimir ni instalar aplicaciones, por qué pegar una imagen de tu firma no prueba casi nada y qué debe quedar como evidencia.
Preguntas frecuentes
¿No basta con un correo que diga «aprobado»?
Un correo también es un mensaje de datos y puede servir. Lo difícil es probar después quién lo escribió y sobre qué versión exacta. Con la firma, la aceptación queda atada a la huella del PDF que se aceptó.
¿Puedo poner el logo de mi empresa?
Sí. Los tres planes traen tu logo, además del anexo probatorio, la fecha límite y los recordatorios.
¿Me cobran si el cliente no acepta?
No. Solo se descuentan firmas cuando alguien firma. Si el cliente rechaza o el enlace vence, no gastas nada.
Manda tu primer documento hoy.
Crea la cuenta, sube el PDF y escribe quién firma. Pagas por firma, sin mensualidad, y solo se descuenta cuando alguien firma.
- Sin mensualidad
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