Autorización de datos
Qué debe decir, cómo se firma y qué prueba queda.
Guía
Habeas data y firma electrónica: autorizar datos
La Ley 1581 de 2012 te exige pedir la autorización del titular antes de tratar sus datos, informarle para qué los usarás y conservar copia de esa autorización. La firma electrónica resuelve las dos últimas cosas a la vez: la persona acepta el texto exacto de la autorización y queda la evidencia de quién la dio, cuándo y cómo se identificó.
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Qué es el habeas data
Habeas data es el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella. Está en el artículo 15 de la Constitución y lo desarrollan dos leyes:
- La Ley 1581 de 2012, el régimen general de protección de datos personales. Aplica a casi cualquier empresa que recoja datos de clientes, trabajadores, candidatos o proveedores.
- La Ley 1266 de 2008, el habeas data financiero: los datos de comportamiento crediticio que se reportan y se consultan en las centrales de información.
La autoridad que vigila el cumplimiento de la Ley 1581 es la Superintendencia de Industria y Comercio. Esta guía se centra en esa ley, que es la que pide la autorización de la que hablamos.
Qué exige la ley sobre la autorización
Que sea previa, informada y obtenida por un medio que se pueda consultar después. Y que guardes copia.
La Ley 1581 define la autorización como el consentimiento previo, expreso e informado del titular para que se traten sus datos. Su artículo 9 la exige para tratar datos personales, salvo las excepciones de la misma ley, y pide que se obtenga por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
El artículo 17, que enumera los deberes de quien es responsable del tratamiento, incluye solicitar y conservar copia de la autorización que dio el titular. En otras palabras: no basta con que la persona haya dicho que sí; tienes que poder mostrarlo.
Ahí está el punto débil de muchas autorizaciones. Una casilla marcada en un formulario, sin registro de quién la marcó, cuándo y sobre qué texto, es difícil de probar. Una hoja firmada en papel prueba más, pero hay que encontrarla cuando la pidan.
Qué debe decir el texto
La ley pide informarle al titular, al pedirle la autorización, por lo menos esto.
- Para qué se usarán sus datos: el tratamiento y su finalidad, dichos en concreto.
- Que es facultativo responder preguntas sobre datos sensibles o sobre niños, niñas y adolescentes.
- Sus derechos: conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar la autorización.
- Quién es el responsable del tratamiento y cómo contactarlo.
Lo usual es que la autorización remita a tu política de tratamiento de datos, donde explicas todo con más detalle. Una autorización genérica, del tipo «autorizo el uso de mis datos», sin finalidad concreta, se queda corta.
El texto es tuyo
Fyrelis no redacta tu autorización: firmas el PDF que subes. Que el texto cumpla con la ley y con tu política es tarea tuya, idealmente con tu abogado.
Datos sensibles y datos de menores
Los datos sensibles, como los de salud, los biométricos o los que revelan el origen racial o la orientación política, tienen reglas más estrictas y piden autorización expresa. Los datos de niños, niñas y adolescentes también tienen protección especial.
Esto toca de cerca a la firma: si en la firma pides una foto del rostro del firmante, esa foto es un dato biométrico. En Fyrelis, cuando quien envía exige la foto, la página de firma le pide al firmante una autorización aparte para ese dato, distinta de la aceptación del documento.
Cómo pedirla con firma electrónica
Como documento aparte o como cláusula de otro documento. En los dos casos, la evidencia es la misma.
Prepara el PDF de la autorización
Con el texto que viste arriba. Puede ir sola o como parte de un contrato, una solicitud de crédito o un formulario de ingreso.
Envíala antes de tratar los datos
La autorización es previa: pídela antes de consultar centrales, guardar la hoja de vida o usar los datos para lo que dice.
El titular la lee y la firma
Desde su celular, sin crear cuenta. Acepta el texto, firma y confirma que es él con un código de un solo uso.
Guardas el PDF sellado
Esa es tu copia de la autorización: el texto exacto, con el anexo que dice quién firmó, a qué hora, con qué código y desde qué dispositivo.
Si la autorización es parte de un flujo digital, como una solicitud de crédito, puedes mandarla por API con el plan Empresarial y recibir un webhook cuando el titular firme. Así tu sistema no consulta nada antes de tener la autorización.
Cómo probarla después
Si un titular dice que nunca autorizó, o la Superintendencia te pide la prueba, el documento sellado reúne lo que hace falta: el texto exacto que aceptó, quién firmó, cómo se identificó, la hora de cada paso, la dirección IP y el dispositivo. La huella SHA-256 muestra que el texto no cambió después, y cualquiera puede comprobarlo en fyrelis.com/verificar.
Fyrelis conserva los documentos, las constancias y la bitácora por al menos 10 años, según nuestras políticas. Aun así, descarga el PDF sellado y guárdalo en tu propio archivo.
Recuerda que el titular puede revocar la autorización o pedir que suprimas sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos. La autorización firmada prueba que la tuviste, no que dure para siempre.
Y los datos de quien firma en Fyrelis
Una firma también recoge datos personales: nombre, cédula, correo, celular, IP. Fyrelis los trata conforme a la Ley 1581 de 2012. La verificación pública nunca muestra cédulas, teléfonos ni correos. Cómo tratamos esos datos está en nuestras políticas, y para ejercer tus derechos puedes escribirnos a soporte@fyrelis.com.
Errores comunes
- Pedirla después. Si ya consultaste o usaste los datos, la autorización llegó tarde.
- Una finalidad vaga. «Para fines comerciales» no le dice al titular qué vas a hacer.
- No guardar copia. Sin la copia, la autorización existe pero no la puedes mostrar.
- Pedir datos sensibles sin decirlo. Si pides una foto del rostro o datos de salud, la autorización tiene que nombrarlos.
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Información general, no asesoría jurídica
Esta guía resume normas colombianas vigentes a la fecha de publicación. No es un concepto legal sobre tu caso: si tu documento tiene requisitos especiales, consúltalo con tu abogado.
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