Habeas data y firma electrónica: autorizar datos
Qué exige la Ley 1581 de 2012 para la autorización de tratamiento de datos, qué debe decir y cómo pedirla y conservarla con firma electrónica.
Documentos
Autorización de tratamiento de datos con firma electrónica
La Ley 1581 de 2012 te pide obtener la autorización del titular por un medio que se pueda consultar después y conservar la prueba. Firmada electrónicamente, queda la autorización y la evidencia de cuándo y cómo se dio.
Qué pide la ley
Autorización previa e informada, obtenida por un medio que se pueda consultar después, y una copia guardada.
La Ley 1581 de 2012 es el régimen general de protección de datos personales en Colombia. Su artículo 9 exige la autorización previa e informada del titular para tratar sus datos, obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Y entre los deberes del responsable, el artículo 17 incluye solicitar y conservar copia de esa autorización.
Dicho de otra forma: no basta con que la persona haya dicho que sí. Tienes que poder mostrar, cuando te lo pidan, que lo dijo, cuándo y sobre qué texto. Una autorización firmada electrónicamente reúne las dos cosas en un solo archivo.
Qué debe decir la autorización
La ley pide informarle al titular, al momento de pedirle la autorización, por lo menos esto.
- Qué tratamiento se les dará a sus datos y para qué.
- Que es facultativo responder preguntas sobre datos sensibles o sobre niños, niñas y adolescentes.
- Sus derechos como titular: conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar la autorización.
- Quién es el responsable del tratamiento y cómo contactarlo.
El texto lo pones tú
Fyrelis no redacta tu autorización: firmas el PDF que subes. Que el texto cumpla con la ley y con tu política de tratamiento es tarea tuya, idealmente con tu abogado.
Datos sensibles
Los datos sensibles, como los biométricos o los de salud, tienen reglas más estrictas y piden autorización expresa. Si en la firma pides la foto del rostro del firmante, esa foto es un dato biométrico: la autorización tiene que decirlo.
Cómo se firma con Fyrelis
Subes el PDF y dices quién firma
Escribes nombre, cédula y correo de cada titular. Si quieres, marcas dónde va cada firma.
A cada persona le llega su enlace
Por correo. Lo abre en el navegador de su celular o su computador, sin crear cuenta ni instalar nada.
Lee, firma y confirma con un código
Dibuja su firma con el dedo o escribe su nombre y elige la letra, y confirma que es ella con un código de un solo uso que le llega por correo o SMS.
Sigues el avance en el panel
Ves quién abrió, quién firmó y quién falta, reenvías el enlace a quien no lo encuentra y pones recordatorios.
Queda sellado
Cuando firman todos, cada firma queda sobre su raya, se agrega el anexo con la evidencia y cada firmante recibe el comprobante por correo.
Lo que queda como prueba
Una firma en Fyrelis no es una imagen pegada en un PDF. Es un registro de quién firmó, cómo demostró que era él y qué documento exacto firmó.
- Código de un solo usoCada firmante confirma que es él con un código de 6 dígitos que llega a su correo o por SMS, vence a los 5 minutos y no vuelve a servir.
- Quién, cuándo y desde dóndeLa hora de cada paso, la dirección IP, el dispositivo y el navegador, y el texto que la persona aceptó al firmar.
- Huella SHA-256El documento sellado queda atado a una huella. Si alguien le cambia una coma después, la huella ya no coincide.
- Verificación públicaCualquiera con el PDF lo puede comprobar en fyrelis.com/verificar, sin cuenta y sin subir el archivo.
Firma electrónica, no digital
Fyrelis hace firma electrónica según la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. No es firma digital con certificado de una entidad acreditada ante ONAC. Te explicamos la diferencia y para qué no sirve en validez legal.
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Preguntas frecuentes
¿No basta con una casilla marcada en un formulario?
La ley admite varios medios, siempre que se puedan consultar después. El problema es probarlo: una casilla sin registro de quién la marcó, cuándo y sobre qué texto prueba poco. Con la firma electrónica queda quién firmó, cómo se identificó, a qué hora y el texto exacto.
¿Sirve para la autorización de consulta en centrales de riesgo?
Sí, se firma igual. Esas autorizaciones se rigen además por la Ley 1266 de 2008, de habeas data financiero; el texto debe ajustarse a ella.
¿Cuánto tiempo se conserva la autorización firmada?
Nuestras políticas comprometen a conservar los documentos, las constancias y la bitácora por al menos 10 años. Además, tú descargas el PDF sellado y lo guardas en tu propio archivo.
¿Y los datos de quien firma en Fyrelis?
Fyrelis los trata conforme a la Ley 1581 de 2012. Cómo, para qué y por cuánto tiempo está en nuestras políticas, en fyrelis.com/legal.
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